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La Fórmula Sencilla hacia una Excelente Comunicación

Communication Puzzles SM

En mi trabajo de los últimos años, una observación que ha seguido impactándome es cómo muchas dificultades, tanto personales como profesionales, se derivan tanto de una pobre comunicación como de la falta de la misma.

A menudo parecemos tener dificultades con situaciones, problemas y emociones que, más que nada, requieren de una buena conversación para resolverse o al menos mejorar significativamente.

Aquí me gustaría proponer algunos consejos simples pero muy eficaces sobre cómo diseñar tal conversación hacia la comunicación de casi cualquier información o la resolución de un problema dado. Tanto si necesitas hablar con tu jefe, empleados, clientes o seres queridos, o deseas presentar un buen argumento para un lanzamiento o una negociación, una comunicación bien estructurada a menudo será un buen punto de partida para la creación de avances y resultados positivos en el futuro.

Así es como…

 

¿Qué quieres lograr?

A menudo tratamos de iniciar cualquier comunicación con lo que queremos decir, pero esto es de hecho, el tercer paso. Una mejor manera para empezar es por lo que queremos lograr con la comunicación.

¿Qué quieres que tu audiencia entienda, sienta y haga como resultado? Si puedes esbozar primero estos objetivos, te serviran como guía en cuanto a cómo diseñar el resto de la comunicación para lograr la máxima eficacia.

Generalmente, en una buena comunicación intentamos que la audiencia haga lo siguiente:

  • Recibir correctamente la comunicación – si no la oyen o reciben (en cualquier formato) el resto de la interacción no tiene ningún sentido.
  • Reconocer la comunicación – una vez que la han recibido con éxito, necesitamos que el público sea consciente de ello (pueden recibir un correo electrónico, pero ignorarlo, por ejemplo).
  • Entender la comunicación como es debido – esto significa que entienden correctamente el mensaje.
  • Actuar en consecuencia – cualquier comunicación productiva con un propósito requerirá del receptor el hacer algo como resultado. Esto puede significar simplemente comprensión para una futura acción o una respuesta inmediata.

 

¿Qué quiere tu público?

A menudo estamos tan consumidos por nuestra propia perspectiva y por lo que queremos decir que podemos pasar por alto la perspectiva y el contexto de aquellos a los que estamos hablando. ¿Por qué es esto importante? Porque cuanto más se puede entender, reconocer y hablar con la perspectiva del otro, mejores serán tus posibilidades de crear una comunicación efectiva, mediante la construcción de una plataforma común de confianza y entendimiento.

La idea es establecer un espacio en el que ambas partes se sienten escuchadas, respetadas y comprendidas, que optimiza el deseo de ambas de llegar a un fin de mutuo beneficio.

Reflexiona sobre (incluso escribe) lo siguiente:

  • ¿Cuál es la perspectiva de tu público sobre el tema y sus opiniones clave?
  • ¿Cuáles podrían ser sus preocupaciones?
  • ¿Cuáles podrían ser sus propias expectativas y deseos sobre cómo llevarlo a cabo?
  • ¿Cuándo es el momento óptimo para comunicarse con ellos?
  • ¿Cuál es el formato óptimo para entregar la comunicación?

 

¿Qué quieres decir?

Ahora que has considerado tanto lo que quieres lograr con la comunicación, como la perspectiva y el contexto de tu público, ¿qué es lo que tienes que decir para satisfacer a ambos?

En general las mejores prácticas para diseñar mensajes eficaces son:

  • Claros y directos (sin ser agresivo).
  • Resumir de manera eficaz los puntos clave.
  • Usar declaraciones que demuestran tu entendimiento de su perspectiva.
  • Abordar sus preocupaciones directamente (en lugar de asumirlas o evitarlas).

 

¿Qué impresion quieres causar?  

Gran parte de una excelente comunicación no es sólo LO QUE dices, sino CÓMO lo dices, es decir, la presentación. Y muchas veces, el éxito radica en lo último. Debido a que, el mismo mensaje presentado de manera agresiva o descuidada podría ser rechazado, pero con inteligencia emocional eficaz y finura llegará con gran éxito.

Esto incluye la comunicación no verbal y un estilo de hablar, tales como:

  • Usar un generoso lenguaje de colaboración (“nosotros” en lugar de “yo” frente a “ti”).
  • Alinear tu lenguaje corporal con el de ellos y permanecer “abierto”.
  • Mantener el contacto visual y la atención a tu público.
  • Hacer coincidir tu estilo de hablar (u otro tipo de comunicación) con el suyo.
  • Resumir y repetir lo que dice tu público, para mostrar que realmente entiendes su punto de vista.

 

La importancia del silencio, las preguntas, la escucha activa y los próximos pasos.

En estos últimos cuatro elementos es donde la verdadera magia ocurre en una excelente comunicación, sea del tipo que sea. Cada uno de ellos podría ser una publicación por sí mismo, pero aquí vamos a revisar los conceptos básicos.

  • Preguntas – en la mayoría de los casos, tu público va a querer expresar sus propios pensamientos y sentimientos, pero aun así, prepara preguntas inteligentes para animarles a hacerlo. Estas deben incluir tanto la información que necesitas de ellos para alcanzar tus objetivos, como la información que piensas que van a querer que se les pregunte para que se sientan verdaderamente implicados y considerados en la comunicación.
  • Escucha activa – cuando tu público habla, escucha de verdad. Esto significa a tres niveles: (1) escucha lo que dicen, (2) escucha el significado más profundo que hay detrás de lo que dicen y no dicen, y (3) escucha con el corazón para entender las emociones que están transmitiendo. Esto es un arte, y escuchar realmente a alguien, es uno de los mejores regalos que podemos ofrecerles.
  • Silencio – a veces estamos tan entusiasmados por decir nuestra parte que no damos cabida al espacio y al silencio y, especialmente a los comunicadores más prudentes o reflexivos en nuestro público, es necesario darles un poco de tiempo para reflexionar antes de que participen . Cuenta hasta 10 después de que las preguntas importantes han sido planteadas o que ves su deseo de hablar, y se paciente. A veces la mejor información llega lentamente.
  • Próximos pasos – si tu objetivo es hacer que tu comunicación incite a una acción, indica claramente los próximos pasos que deseas ejecutar. Si estos deben incluir la opinión de tu audiencia, preguntarles directamente acerca de su opinión de cuál es la mejor manera para seguir adelante. Después, de común acuerdo decidid sobre cómo y cuándo se logrará esto y haz un buen seguimiento.

Pruébalo y no dudes en contactarnos con tus comentarios.

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